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Quels locaux pour une jeune entreprise ?

 

Le choix de locaux adaptés aux besoins de l'entreprise, soit pour y exercer l'activité, soit pour y mettre seulement le siège de l'entreprise est important : il est souvent le reflet de l'image de l'entreprise face aux clients et aux fournisseurs.
L'entreprise n'a pas forcément intérêt à changer fréquemment d'adresse, car cela entraîne des coûts non négligeables : formalités administratives de transfert de siège, déménagement, avis aux clients, impression de nouveaux documents commerciaux... Cependant, elle pourra changer de siège ou de lieu d'activité au fur et à mesure de son évolution.

Où peut-on installer son entreprise ?


 
Chez soi ?

Attention, il ne faut pas confondre "domiciliation administrative de l'entreprise" et "exercice de l'activité" chez soi.
Pour mieux comprendre ce qui suit, consulter le document récapitulatif intitulé "s'installer chez soi".

  D'un point de vue administratif

Chaque local a une destination bien déterminée : local d'habitation, local professionnel, local commercial, local administratif... et l'on ne peut en principe la modifier sans obtenir une autorisation du maire.
Toutefois, ce principe comporte des exceptions :

Tout d'abord, cette interdiction d'affecter un local d'habitation à un autre usage ne concerne que les immeubles :
- situés dans les villes dont la population est égale ou supérieure à 200 000 habitants,
- ou situés dans les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne,
Dans les autres villes, aucune autorisation n'est requise.
Par ailleurs, cette interdiction n'est pas applicable aux zones franches urbaines.

Il est par ailleurs possible d'exercer une activité professionnelle chez soi sans demander un changement d'affectation, lorsque le bail ou le règlement de copropriété ne l'interdit pas.
Cependant, dans les villes dont la population est égale ou supérieure à 200 000 habitants et dans les départements des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne, trois conditions supplémentaires doivent être réunies pour permettre l'exercice d'une activité chez soi :
- l'activité doit être exercée exclusivement par le ou les occupants du logement,
- il doit s'agir de leur résidence principale,
-
l'activité ne doit pas conduire au passage de clientèle ou de marchandises (si votre logement se situe en rez-de-chaussée, cette condition est assouplie car il est seulement exigé que l'exercice de l'activité n'occasionne pas de nuisances ou de danger pour le voisinage, et ne conduise pas à un désordre pour l'immeuble.

A noter par ailleurs que le maire peut autoriser :

- la transformation totale des locaux sous certaines conditions,
- ou, l'exercice d'une activité professionnelle dans un local d'habitation, à condition que celui-ci reste l'habitation principale du chef d'entreprise (locaux mixtes) et que
l'exercice de l'activité n'occasionne ni nuisances ou danger pour le voisinage, ni désordre pour l'immeuble.
La demande doit être faite par le propriétaire du local ou par le locataire avec l'accord du propriétaire, auprès de la mairie.

  D'un point de vue contractuel : relations avec le propriétaire et la copropriété

Pour la domiciliation de l'entreprise chez soi

A la création d'une entreprise ou lors de son transfert, il est possible de fixer l'adresse de celle-ci au domicile de son dirigeant pour une durée indéterminée si le bail d'habitation, le réglement de copropriété (ou de lotissement) et la mairie ne s'y opposent pas. Le dirigeant n'a pas à notifier son intention de domicilier son entreprise chez lui à son propriétaire ou au syndic de copropriété.
En revanche, s'il existe une interdiction, le chef d'entreprise ne pourra fixer chez lui l'adresse administrative de son entreprise, que dans deux cas :
- s'il exerce son activité sous forme de société, il pourra fixer le siège social de sa société pour une durée maximale de 5 ans à compter de la création d'entreprise, sous réserve d'en informer son propriétaire ou son syndic de copropriété.
- s'il exerce en entreprise individuelle une activité ne nécessitant pas d'établissement. Dans ce cas, il le peut sans limitation de durée.

Pour l'exercice de l'activité chez soi

Lorsque le chef d'entreprise est locataire ou copropriétaire, il doit, outre le respect des règles en matière de domiciliation exposées ci-dessus, obtenir l'autorisation de son propriétaire et vérifier si le règlement de copropriété n'interdit pas l'exercice d'une activité professionnelle.

Avec ou sans activité sur place, la domiciliation n'a pas pour effet de changer l'affectation du local ni d'entraîner l'application du régime des baux commerciaux au bail d'habitation.

  Dans un local à usage professionnel ou commercial ?

En dehors des cas visés ci-dessus, les entreprises doivent exercer leur activité dans un local à usage professionnel ou commercial (bureaux, ateliers, locaux commerciaux par exemple), répondant à des règles particulières d'urbanisme.

Lorsque l'entreprise est locataire de l'immeuble, elle est soumise à la législation :

Des baux commerciaux, si son activité est industrielle, commerciale, artisanale ou libérale. Le bail commercial présente comme principale caractéristique de conférer au locataire le droit au renouvellement de son bail ou, à défaut, une indemnité d'éviction. Il existe cependant deux possibilités de déroger au statut des baux commerciaux : le recours aux conventions d'occupation précaire ou aux baux de courte durée.

Des baux professionnels si son activité est libérale.

 Des baux mixtes en cas d'activité domiciliée ou exercée au lieu d'habitation du locataire.

A lire pour en savoir plus :
- Négocier son bail commercial : ce tableau donne un aperçu des principales clauses figurant dans les baux commerciaux. Il précise si la négociation est possible au moment de la signature du premier bail, et indique les éléments sur lesquels elle peut porter afin de prévenir un litige ultérieur.
- Pas de porte et droit au bail : Lorsqu'un créateur d'entreprise envisage d'occuper un local commercial, il peut être amené, suivant les circonstances, à verser un pas-de-porte ou un droit au bail. Ces deux notions ne doivent donc pas être confondues : elles sont de nature juridique différente.
- La location saisonnière : elle a pour objet de signer un contrat pour le temps d'une saison et se rencontre naturellement dans des localités où l'activité commerciale ou artisanale ne s'exerce que pendant une partie de l'année.


  Dans les locaux d'une autre entreprise ?

Plusieurs situations doivent être envisagées :

  La sous-location


L'entreprise peut, dans un premier temps, être sous-locataire d'une autre entreprise. Si celle-ci est titulaire d'un bail commercial, par conséquent locataire principal, plusieurs conditions doivent être respectées :

- La sous-location doit être autorisée expressément dans le bail initial. A défaut, le propriétaire du local doit l'autoriser par écrit ultérieurement et distinctement (lettre ou avenant au bail).

- Le propriétaire doit être invité à participer à l'acte de sous-location : le locataire doit donc l'avertir par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception de son intention de sous-louer et l'appeler à participer à l'acte. Cette formalité légale obligatoire est prévue par l'article L145-31 du code de commerce.

Si le loyer du sous-bail est supérieur à celui du bail principal, proportionnellement à la surface occupée, le propriétaire peut réclamer une augmentation de loyer au locataire principal.

Pour le renouvellement de son bail, le sous-locataire s'adresse au locataire principal, qui respecte la formalité légale ci-dessus vis-à-vis du propriétaire du local. Si le bail principal a expiré, n'a pas été renouvelé, ou est résilié, certaines conditions, doivent être remplies pour qu'il puisse s'adresser directement au propriétaire, notamment que la sous-location soit régulière.

  Le contrat de domiciliation

La sous-location ne doit pas être confondue avec le contrat de domiciliation, qui a pour objet l'installation du siège de l'entreprise dans des locaux occupés par une ou plusieurs autres entreprises.

Le contrat de domiciliation doit être mentionné au RCS avec indication de l'identité de l'entreprise domiciliataire.

Le contrat de domiciliation doit être conclu par écrit pour une durée d'au moins 3 mois renouvelable par tacite reconduction.

Le domiciliataire (celui qui met le local à disposition) doit :
- être inscrit au RCS,
- mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux permettant une réunion régulière des organes de direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise et les services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements,
- informer le greffier du tribunal à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux.

La personne domiciliée doit :
- s'engager à utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise ou - si le siège est situé à l'étranger - comme agence, succursale ou bureau de représentation,
- informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité,
- lui déclarer tout changement (domicile personnel, état civil de l'entrepreneur individuel, forme juridique, activité, dirigeants de la société, etc),
- donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

  Les centres d'affaires et de domiciliation

Un centre d'affaires et de domiciliation est, pour une entreprise du secteur tertiaire, ce qu'est un hôtel pour un voyageur.
Il y trouve en premier lieu une domiciliation telle que décrite au paragraphe précédent.

L'entrepreneur y trouve ensuite des bureaux équipés avec services, c'est-à-dire des bureaux loués avec ou sans mobilier, avec tout l'équipement téléinformatique ainsi que les services de réception pour fonctionner au quotidien. D'autres services peuvent également être proposés tels que la location de salles de réunions, l'usage d'une télécopie et d'un photocopieur, un service de traduction, un secrétariat éventuellement bilingue, etc.

Les centres d'affaires et de domiciliation offrent enfin pour la plupart un service de permanence téléphonique. Les services téléphoniques entrant dans cette catégorie sont variés, depuis la possibilité pour tout entrepreneur de disposer à tout moment d'un accueil téléphonique personnalisé et d'une transmission de messages en son absence par un opérateur, par télécopie ou par mail, jusqu'à la mise à disposition de numéros de téléphone dédiés, les transferts d'appels, la gestion d'agendas ou autres services tels que la messagerie unifiée.

Les centres d'affaires et de domiciliation ont une organisation professionnelle : le Syndicat des professionnels de l'hébergement d'entreprises (Synaphe) qui fédère les plus importants d'entre eux.

De nombreux espaces de coworking (ou espaces de travail partagés) se sont créés. Ils permettent à leurs membres de disposer d'un lieu de travail flexible et de favoriser les rencontres entre eux. Il s'agit dans la plupart des cas d'espaces de travail ouverts et conviviaux, qui facilitent les échanges de compétences, les partenariats, la créativité... voire l'émergence de projets communs.

  Les bâtiments d'accueil des entreprises nouvelles

Les pépinières d'entreprises

Ce sont des structures d'accueil temporaire réservées aux créateurs d'entreprises dont l'objectif est de renforcer, à terme, la longévité des entreprises nouvelles.

Elles offrent, pendant le temps nécessaire au démarrage de l'entreprise, des services à des coûts partagés :
- un hébergement : locaux, bureaux, ateliers, laboratoires...
- des services spécialisés ou non suivant la vocation de la pépinière : télécopie, photocopie, secrétariat, permanence téléphonique, formations, accès à des bases de données...
- des prestations de conseil, en partenariat avec des cabinets et organismes extérieurs : domaines juridique, comptable, fiscal, bancaire, commercial, gestion, développement technologique...
- une animation : rencontres, conférences, échanges entre les entreprises...

On peut distinguer trois formes de pépinières :
- la pépinière généraliste : elle accueille tous les créateurs (après sélection) et les suit pendant deux ans ;
- la pépinière de projets ou incubateur : elle accueille le créateur et son projet au stade de l'idée et l'accompagne jusqu'à la création ;
- le Centre d'entreprise et d'innovation (CEI) : il accueille des projets de haute technologie.


Les ateliers-relais

Un atelier ou bâtiment relais est un local appartenant à une commune, loué temporairement à des entreprises, le plus souvent industrielles ou artisanales, désireuses de s'installer ou de se développer sur la commune.
Ce sont souvent des locaux de petite et moyenne taille, difficiles à trouver par les entreprises sur le marché privé (300 à 2000 m2).
Les contrats locatifs utilisés sont des baux de courte durée (24 mois maximum) avec parfois une possibilité d'achat sous certaines conditions.

Les hôtels d'entreprises

Il s'agit d'immobilier locatif généralement destiné aux entreprises de services (bureaux), avec quelques équipements bureautiques communs. Lieux d'hébergement des entreprises nouvelles, ils relèvent de baux de courte durée (24 mois maximum). En général, c'est un investissement de promoteur immobilier ou une propriété de la commune d'implantation, qui l'utilise comme outil de développement économique local.

  Où trouver des locaux ?

triangle.gif Traditionnellement, c'est le rôle des agences immobilières et des journaux d'annonces que de faire connaître l'offre disponible.

triangle.gif Mais, de nombreuses chambres de commerce et d'industrie et chambres de métiers et de l'artisanat éditent des listes de locaux et terrains disponibles. de plus,la plupart des services économiques des mairies tiennent à jour un fichier des locaux vacants.

triangle.gif D'autre part, la tendance d'aujourd'hui est au partage de bureaux ou de salles : il s'agit de mettre à disposition un espace privatif avec un bureau, situé dans des locaux où il y a déjà d'autres bureaux. Cela séduit les startups et les jeunes entreprises, qui recherchent de nouvelles formes de travail, de la flexibilité dans l'espace et la durée pour s'adapter à l'évolution de leur activité et à l'accroissement de leurs effectifs.

Il existe des sites internet qui regroupent toutes les offres de partage de bureaux, que ce soit en espace de coworking ou en location de bureaux fermés, postes en open-space, salles de réunion, etc. ou en sous-location. On peut citer, à titre d'exemple, BAP, https://www.bureauxapartager.com, ou http://locaux-bureaux.paris.fr né d'une collaboration entre BAP et la Mairie de Paris qui propose une sélection d'espaces pour TPE et PME. Ces espaces sont proposés par des entreprises (contrat de sous-location), des centres d'affaires, des espaces de coworking (contrat de prestation de services), des pépinières ou incubateurs (contrat de location), parfois dans une optique d'entraide et de complémentarité entre les projets. Ou encore Bird-office qui propose la réservation en ligne de salles (réunion, formation, conférence ou séminaire), chooseandwork qui répertorie des offres de bureaux et salles de réunion. 
Enfin, pour des raisons économiques, des « magasins éphémères » se développent. Ce nouveau concept consiste à proposer une location ou sous-location pour une courte durée : journée, semaine ou mois.
Proposés sur des plateformes internet (par exemple PopUp Immo, Popup Storz ou encore http://bureauflexible.fr/), celles-ci mettent en relation bailleurs, locataires et/ou sous-locataires, et se rémunèrent le plus souvent en prélevant un pourcentage du loyer.
My Pop Corner propose des « boutiques éphémères », mais sa particularité est que certaines de ses offres porte sur la location d'une partie de la boutique d'un commerçant. Le contrat signé sera un contrat de bail de courte durée, en direct ou en sous-location si le local est déjà occupé.

triangle.gif Boutique à l'essai
Un créateur potentiel d'entreprise, qui souhaite tester son idée de commerce, peut prendre une « boutique à l'essai » en s'adressant à sa mairie : ce concept consiste en la location pour une période très courte (bail de 6 mois, renouvelable une fois) d'un local inoccupé, situé en centre-ville ou dans un quartier prioritaire de la politique de la ville (QPPV) par un locataire sélectionné après appel à candidature de la commune d'implantation.
En même temps qu'il teste sa nouvelle activité, le créateur/locataire est accompagné dans son projet par des réseaux d'accompagnement à la création d'entreprise et bénéficie de mesures temporaires de nature à l'aider à démarrer, variables selon les communes (exemples : loyer faible, négocié et garanti par la mairie, assurance gratuite, financement avantageux).
La Fédération des Boutiques à l'Essai, association loi 1901, créée en novembre 2014, a pour mission de développer ce concept sur le territoire français en apportant aux collectivités publiques et acteurs de l'accompagnement l'ensemble des informations pratiques, techniques et juridiques pour la mise en oeuvre d'une telle opération sur leur territoire, en impliquant également des acteurs locaux.
Cette fédération regroupe 2 actions : Ma Boutique à l'Essai ® (en centre-ville) et Ma Boutique, mon Quartier ® (quartiers prioritaires Politique de la Ville).
Fin 2016, 30 villes de France avaient déjà dupliqué le concept et la fédération prévoit 100 boutiques à l'essai en France en 2019.

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